Ende Jahr will ein seriöser Treuhänder den Saldo der Ferien- Feiertage und Überstunden wissen, damit in der Buchhaltung die entsprechenden Rückstellungen in der Jahresrechnung gemacht werden können. Manchmal steht dann im Raum, ob man diesbezügliche Guthaben den Mitarbeitenden mit Geld abgelten kann. Solange es sich dabei nicht um Ferientage handelt, ist das unproblematisch.

Vor Jahrzehnten wurde teilweise die Idee vertreten, dass wenn Ferien und andere Guthaben an freien Tagen im betreffenden Jahr nicht bezogen wurden, dass sie dann verfallen. Diese Zeiten sind angesichts der klaren Rechtsprechung vorbei. Alle nicht bezogene Ferien, Feiertage und Ruhetage sowie der Stundensaldo werden über den Silvester ins neue Jahr übertragen. Nicht selten staunen die Vorgesetzten, wie viel Geld dafür buchhalterisch zurückgestellt werden muss. Gerade in Zeiten von Personalmangel kann man sich schlecht vorstellen, all die Guthaben in natura beziehen zu lassen. Hat man über das Jahr gut gewirtschaftet, dann kommen nicht wenige Arbeitgebende auf die Idee, die Guthaben auszuzahlen.

Auszahlung in Geld ist nur bei Ferien ein Problem

Die einzige Möglichkeit zu vermeiden, dass die Mitarbeitenden schon mit einem sehr grossen Saldo an Guthaben ins neue Jahr starten ist, die entsprechenden Ansprüche mit Lohn abzugelten. Das ist einzig bei Ferien ein Problem, weil eine Auszahlung der Ferien während der Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht erlaubt ist (Art. 329d OR). Die Gerichte machen vom klaren Wortlaut des Gesetzes nur bei Aushilfsverträgen (unregelmässige einzelne Einsätze, meist im Stundenlohn) oder kurzen befristeten Verträgen eine Ausnahme. Hingegen dürfen Überstunden oder Feiertagsguthaben jederzeit ausbezahlt werden. Allerdings verliert man damit einiges an Flexibilität.

Ferienbezug muss geplant und abgesprochen sein

Zwar darf der Arbeitgeber die Ferien anordnen, aber macht er das einseitig, hat dies ein Monat im Voraus zu geschehen (Art. 17 Ziff. 4 L-GAV) und es muss auf die Bedürfnisse der betroffenen Mitarbeitenden Rücksicht genommen werden. Zudem müssen Ferien immer mindestens wochenweise angeordnet werden. Der tageweise Bezug ist ohne ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeitenden nicht möglich. Das ist im Vergleich zum Feiertagsbezug oder zur Überstundenkompensation, die kurzfristig erfolgen darf, ein wesentlicher Nachteil. Überträgt man nur Ferienguthaben ins neue Jahr und zahlt alles andere aus, verliert man die Option, bei unvorhergesehen Flauten, die Mitarbeitenden zu Hause zu lassen. Denn wenn so Minusstunden entstehen, gelten diese als Arbeitgeberverzug im Sinne von Art. 324 OR und müssen nicht nachgearbeitet werden.

Ferien können auch nicht «rückwirkend» bezogen werden

Ende Jahr stellt man vielleicht fest, dass einzelne Mitarbeitende im Verlaufe des Jahres grössere Freizeitblöcke bezogen haben, weil sie bspw. Überstunden abgebaut haben. Die Idee, diese «freien» Tage rückwirkend in Ferien umzuschreiben, könnte nahe liegen. Das geht aber gar nicht: Mitarbeitende müssen im Moment der Ferien wissen, dass sie in den Ferien sind. Rückwirkend Freitage in Ferientage umzuschreiben, widerspricht dem Gedanken der Ferien und ist nicht rechtens.

Um die nötige Flexibilität zu behalten, bleibt nichts anderes als dafür zu sorgen, dass unter dem Jahr die Ferien bezogen werden, dafür kann man dann Feiertage aufschieben und die Überstunden anhäufen, um sie dann in Geld auszahlen. Solange die zwei Ruhetage pro Woche eingehalten sind, ist das finanziell kein Nachteil.